La tecnología ha cambiado la forma de gestionar los negocios. En la actualidad, las pequeñas empresas y los autónomos se enfrentan a decisiones que antes solo preocupaban a las grandes corporaciones. Una de ellas es la de implementar soluciones tecnológicas que les ayuden a ser más eficientes y competitivas. Y, en esta área, elegir el tipo de ERP más adecuado para sus necesidades es una de las más importantes.
Implementar un sistema de gestión empresarial es a día de hoy una de las herramientas más potentes que existen para simplificar la gestión diaria de cualquier organización. Facturación, nóminas, control horario o gestión de clientes son solo algunos de los departamentos que estos software son capaces de digitalizar y automatizar.
Sin embargo, para autónomos y pymes, ¿qué modelo de instalación es el más adecuado? ¿Es mejor apostar por un Cloud ERP o decantarnos por la versión en local? Las dos opciones tienen sus defensores y dependerá de las necesidades de cada negocio o profesional. Para despejar dudas, hemos preparado este artículo donde analizamos estas dos alternativas.
La importancia del ERP para PYMES y autónomos
Antes de entrar en los diferentes modelos de instalación, vamos a definir qué es un programa erp. En concreto, ERP hace referencia al término anglosajón Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, un tipo de software de gestión que centraliza y automatiza los procesos de una empresa, como finanzas, ventas, recursos humanos e inventario.
Toda esta centralización la hace en un único sistema integrado, lo que permite que los empleados trabajen de forma coordinada con información unificada, posibilitando también la generación de unos flujos de trabajo más ágil y eficientes. No en vano, esta integración elimina duplicidades y reduce los errores humanos.
Dentro de las funcionalidades de un ERP, son muchas las opciones de configuración. Por ejemplo, estos sistemas cuentan con módulos específicos que permiten a autónomos y pymes trabajar en áreas en función de sus necesidades.
Por ejemplo, la facturación electrónica (obligatoria en muchos casos como al trabajar con la administración pública) es una de ellas. Al contratar el módulo de facturación de un ERP, cualquier autónomo o pyme puede generar facturas según la ley, enviarlas automáticamente y guardarlas en el registro habilitado.
En el caso de necesitar otras funcionalidades, los ERP suelen contar con otros módulos que sumar y complementar. Así, una pyme que vende online puede conectar su módulo de facturación con el de inventario, de modo que con cada venta realizada se actualiza automáticamente las existencias disponibles.
Modelos de implantación de un ERP
En cuanto a los tipos de instalación, existen tres formas principales de incorporar un ERP a un negocio: el Cloud ERP funciona en servidores remotos, mientras que el un ERP local u on-premise se instala en servidores propios de la empresa. Además, también existe un modelo híbrido que combina elementos de ambos.
Cloud ERP (La opción más flexible)
La versión en la nube tiene una gran ventaja desde el punto de vista económico: elimina la inversión inicial en infraestructura. Aquí, el usuario paga una suscripción mensual o anual según sus necesidades. No necesita servidores, ni contratar a técnicos. Además, el Cloud ERP permite acceder al sistema desde cualquier lugar, ya sea la oficina, desde casa o desde cualquier lugar con conexión a internet.
Asimismo, las actualizaciones llegan automáticamente con cada mejora del proveedor del ERP. Y otro beneficio de indudable valor es la seguridad: se hacen copias de seguridad diarias, tiene protección contra ciberataques y cumple con la normativa vigente en cada momento.
ERP Local/On-Premise (Control total)
En la segunda opción, tener el sistema en los servidores da un control absoluto. El usuario del ERP es quien decide cuándo actualizar, qué personalizar y cómo configurar cada detalle del sistema. Este tipo de instalación es recomendable para empresas que tienen unos requisitos de trabajo muy específicos o que manejan datos extremadamente sensibles.
Sin embargo, la barrera de entrada es alta. Comprar servidores, licencias perpetuas y contratar personal especializado supone un desembolso importante que PYMES y autónomos rara vez disponen. Además, otro de los retos que plantea esta opción está en las actualizaciones que no son automáticas como sucede cuando el software está en la nube.
¿Por qué el Cloud ERP es la mejor opción para PYMES y autónomos?
Con todo lo visto y teniendo en cuenta las necesidades reales de pequeños negocios y autónomos, la nube es la mejor opción al suponer menos barreras iniciales. Los gastos de inversión son menores, los riesgos técnicos se minimizan y el usuario tiene acceso a las herramientas contratadas desde el primer día.
Además, la escalabilidad de un Cloud ERP es total. Al pagar mes a mes por funcionalidad, las empresas pueden crecer en función de sus necesidades de cada momento. Sin sobresaltos: añadir usuarios, módulos, funciones o almacenamiento con pocos clics. Una flexibilidad esencial para cualquier organización.
Para autónomos y PYMES, trabajar con un software de gestión empresarial en la nube libera tiempo y recursos que se pueden dedicar a lo que realmente importa: hacer crecer el negocio y atender mejor a los clientes.