Son muchos los sistemas de gestión documental que hoy en día hay en el mercado. Todos tienen un objetivo común: la gestión de los documentos en formato digital. Con esta principal función se obtienen muchos beneficios en la gestión diaria de documentos:
- Almacenaje en formato digital
- Filtrado de documentos
- Cópias de seguridad
Con estas tres funcionalidades se consigue optimizar el trabajo diario que representa el mantenimiento de toda la documentación necesaria para que una empresa pueda ejercer sus actividades al mismo tiempo que se reduce la utilización de papel, aspecto que coge cada vez más relevancia con el cambio climático en plena actualidad.
Si bien es cierto que los inicios de los gestores documentales se remontan a partir de la década de 1980, cada vez cogen más relevancia debido a la gran cantidad de documentación necesaria para trabajar. Si se compara el flujo de trabajo de años atrás con la actualidad se observa que, debido a la digitalización y la facilidad de comunicación, se generan más documentos. Pero no sólo es una consecuencia de la tecnología, también la protocolización de los procesos hace que se documenten cada uno de los pasos para constatar el buen procedimiento, como es el caso de la prevención de los riesgos laborales o PRL de obligado cumplimiento a partir de la ley 31/1995. Todo este aumento de documentos hace de estas soluciones un elemento indispensable para poder optimizar el tiempo y la producción en el trabajo.
La ley de prevención de riesgos Laborales
La LPRL o ley de prevención de riesgos laborales define todo un conjunto de normas de obligado cumplimiento para evitar cualquier tipo de accidente que pueda afectar a los trabajadores, entre ellas las de tener documentadas todas las acciones y procesos referentes al trabajo que tengan como objetivo la prevención en seguridad laboral.
VITRAdoc: valor añadido para las pymes
Debido a la aplicación de la ley de prevención de riesgos laborales, las empresas deben destinar gran parte del tiempo a generar y gestionar toda la documentación necesaria para constatar que se cumplen todos los requisitos necesarios. Esta gestión requiere tener actualizados de forma periódica toda una serie de documentos, al mismo tiempo que tener controlados cuáles son necesarios y cuales no.
La utilización de un software de gestión documental puede ser de gran ayuda para este proceso, pero estos se limitan simplemente a su objetivo principal: el archivo y filtrado.
En este sentido VITRAdoc combina los beneficios que aporta un software de gestión documental con los conocimientos en materia de prevención de riesgos laborales. Sus funciones van más allá del archivo digital, añadiendo funcionalidades que facilitan el cumplimiento de la LPRL:
- Checklist de documentos necesarios
- Avisos de caducidad
- Diferentes niveles de usuarios
- Ayuda en la coordinación de actividades
Adicionalmente VITRAdoc es un software en la nube, con lo que no es necesario tener ningún requerimiento técnico para poder utilizar sus servicios. Solo es necesario un punto de acceso a internet para poder gestionar los archivos de la empresa.
Son muchos los clientes que ya se benefician de este gestor documental especializado en PRL, entre los cuales hay empresas de diferentes sectores, como gimnasios o hostelería hasta empresas del sector de la construcción.
Avalado por ENISA – Ministerio de Industria, comercio y turismo
ENISA es un organismo público que depende del Ministerio de Industria, comercio y turismo. Está destinado a promover y ayudar a empresas con proyectos innovadores. Para poder formar parte de las empresas avaladas por ENISA, se debe presentar el proyecto para que se analice y se cerciore de su viabilidad e innovación.
VITRAdoc es un proyecto avalado por ENISA, denotando su solidez y garantía como gestor documental para pymes. Su especialización para ayudar a las pymes a la gestión en prevención de riesgos laborales hacen de VITRAdoc un proyecto de presente y futuro.