Pese a que las compañías llevan años viviendo una digitalización que permite sacar gran partido al big data que antes pasaba desapercibida, aún siguen existiendo procesos que recuerdan a otras épocas y que dan cordura a la amalgama digital con la que se encuentran muchos.
Un ejemplo: los sellos de caucho. La necesidad de sellar cierta documentación de cara a proveedores, o incluso en algunos procesos internos para poder archivarlos hacen que sea necesario conseguir sellos personalizados con los datos necesarios de la empresa, como antaño.
Del papel a la nube
En la última década, la llegada de la tecnología a los procesos de las compañías, ha supuesto todo un reto.
No solo ha hecho falta formar al personal para poder trabajar en gran parte en línea y en la nube, sino que ha sido necesario también dotar de medios técnicos a las oficinas y a los responsables para poder acceder a la información prácticamente desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
La facilidad con la que hoy se pueden compartir datos casi de forma instantánea ha optimizado y mejorado el rendimiento final de las compañías en términos económicos.
Sin embargo, el paso del papel a la nube no ha conseguido realizarse del todo porque sigue habiendo documentos que necesitan sellarse de forma manual para asegurar que han sido revisados, validados y, además, firmados.
El objetivo del sello corporativo sigue tan intacto como antes, buscando legitimar un documento.
¿Cuáles son los documentos que aún hoy se recomienda sellar?
Aunque prácticamente se podría prescindir gracias a lo digital el sellado, aún existen documentos que necesitan del aval del caucho.
Contratos, nóminas, certificados de acciones y, muchos documentos legales siguen siendo los principales documentos con la estampa.
La veracidad que se asume a un documento sellado no tiene comparación más allá de la llegada de las firmas digitales, sin embargo, aún queda mucho camino por recorrer en este sentido ya que, muchos papeles, con órdenes de cobro, pago o en el día a día, no se digitalizan. Sellar este tipo de documentación en cualquier momento sirve para certificar dicho papel de cara a la otra parte y al mercado en el que funciona y avala la transacción o acuerdo.
Como la empresa no goza de firma, la firma es el sello
Este objeto hay que pensarlo como la firma corporativa. Aunque suena abstracto, una empresa no puede firmar, sino que lo hacen los representantes. Como tales, utilizan un sello corporativo veraz, autorizado y que contiene información relevante e identificativo de la empresa.
Logotipo, número de identificación fiscal, nombre completo de la corporación y, en según qué casos, incluso la información del registro mercantil (habría que pensar, por ejemplo, en promotoras) pueden ser solo algunas de las especificaciones contenidas en un sello de caucho, pero no son las únicas.
Datos de contacto para no tener que escribirlos, especificaciones técnicas de un producto, textos estándar en los que solo queden vacíos huecos para rellenar según el producto, sellos que avalen recepciones, envíos, pagos, cobros… son tantos los usos que aún queda tiempo para que este elemento de oficina quede relegado al olvido.