Robo de contraseñas, ficheros extraviados con datos de facturación, destrucción de archivos físicos por accidentes o imprudencias. Si se abre cualquier periódico y se hace una pequeña búsqueda, se encontraré, con nombres y apellidos, muchos de estos casos relacionados con la seguridad de la información en las empresas. Desde grandes corporaciones atacadas por hackers, hasta pequeños negocios que sufren la ira de exempleados, todas las compañías del mundo empiezan a valorar como es debido su seguridad y gestión documental.
Según una encuesta de LogicMonitor, el 66% de los profesionales de TIC consultados sobre como adoptar un sistema de gestión en la nube, declararon que su principal preocupación era la seguridad. Otros estudios como el de ForcePoint observa que sólo el 7% de las empresasconsideran que llevan una buena gestión de todos sus datos. El 58% dice que solo tienen un ligero control. Por si fuera poco, se calcula que el 49% de las bases de datos no están encriptadas. Si se habla de seguridad documental, hay dos grandes bloques. El primero es la propia seguridad “física” de la documentación: prevenir que problemas en los soportes provoquen deterioro o pérdidas en la información afirma el Grupo Temel. Estas incidencias pueden estar debidas a una gestión documental demasiado apoyada en el formato papel, que puede estar comprometida por lugares de almacenaje inadecuados, accidentes como fuegos o fugas de agua, errores humanos, etc.
Todos estos riesgos se atenúan o incluso se eliminan cuando se opta por un sistema de gestión documental en la nube. Las “nubes” son enormes servidores de almacenaje en paralelo, en diversas ubicaciones y que cuentan con sistemas de back up, garantizando su conservación incluso en caso de catástrofes como incendios, cortes eléctricos o inundaciones.
En cuanto a seguridad existe el concepto de acceso y privacidad, ¿va a estar la documentación protegida ante ataques y filtraciones? Se podría hablar de dos vías: la seguridad del sistema (la cual depende del proveedor del servicio en la nube) y la seguridad del acceso. En los formatos “tradicionales” de gestión documental (papel) existen muchas fallas de seguridad que son difíciles de controlar, como establecer un seguimiento de los usuarios que consultaron determinados documentos. La gestión en la nube cuenta con equipos propios encargados de proteger los servidores. Aplicar este tipo de medidas en un servidor propio implicaría para las empresas una fuerte inversión, mientras que con la nube, esta protección forma parte del servicio,
En cuanto a la seguridad de los accesos, las opciones que ofrecen los proveedores son casi ilimitadas. Protección individual de ficheros críticos, trazabilidad de los documentos para poder rastrear versiones y usuarios o definición de diferentes niveles de usuario (sólo lectores, editores, administradores, etc), son algunas de las medidas que ofrecen los proveedores especializados.